Ressourcenplanung

Inhalt

• Was sind Ressourcen?
• Wie ermittle ich alle Ressourcen?
• Wie erstelle ich eine Einsatzmittelganglinie?

Auf Basis des Projektstrukturplans und des Ablaufplans kann der Ressourcenplan erstellt werden. Um dies erfolgreich durchzuführen müssen zunächst ein paar Grundlagen geklärt werden.

Was sind Ressourcen?

Eine Ressource ist ein materieller oder personeller Bedarf in einem Projekt. Dies unfasst alle anfallenden Güter:

Auf personeller Ebene inkludidert dies:

• Interne Mitarbeiter
  • Projekt Mitarbeiter, It Mitarbeiter, weitere am Projekt beteiligte Personen
• Externe Mitarbeiter
  • Lieferanten, Berater, Dienstlerister, …

Auf Materieller Ebene inkludiert es:

• Elektronische Mittel
  • Laptop, Beamer, …
• Zusätzliche Büromaterialien
  • Materialien, welche nicht standartmäßig im jeweiligen Büso vorrätig sind
• Räumlichkeiten
  • Konferenzraum, Studios (Bsp: Ton, Foto, Design), externe Nutzungsräume, …
• Sonder Equippment
  • Zu mietende Materialien (Transportwagen, Bühnenaufsteller, …)

Zu beachten gilt, dass allgemeine Büromaterialien wie beispielsweise Blöcke, Flip Chart, Stifte, Locher usw. Nicht zu separat in der Ressourcenplanung aufgeführt werden, da diese mit den internen Personalkosten verrechnet werden.

Wie ermittle ich alle Ressourcen?

Das Ziel ist es alle benötigten Ressourcen in der entsprechenden Menge zu ermitteln. Die dafür zu benutzende Vorgehensart bleibt jedem selbst zu wählen. Am einfachsten ist es diese in Abhängigkeit zu den einzelnen Arbeitspaketen aufzulisten. Hierfpr gibt es zwei übersichtliche Methoden:

Man kann die beiden Methoden grob als Top-Down und Bottom-Up beschreiben.

Top-Down: Zuerst werden hier alle benötigten Ressourcenarten aufgelistet. Im zweiten Schritt wird dies dann verfeinert, in dem man alle Anfallenden spezifischen Ressourcen unter die jeweilige Kategorie einträgt. Als letztes wird die Mänge jeder Ressource anhand des Bedarfes in den Arbeitspaketen ermittelt.

Bottom-Up: In dieser Methode warden zu erst zu jedem Arbeitspaket alle Ressourcen in ihrer benötigten Menge aufgelistet und dann im zweiten Schritt zu einer Gesamtliste zusammengefasst, indem sich häufende Ressourcen in ihrer Menge addiert werden.

Wichtig ist es bei der Auflistung und Mengenbestimmung auf Anzahl und Nutzungszeit zu achten.

Wird zum Beispiel ein Konferenzraum in zwei Arbeitspaketen benötigt muss beachtet werden ob man einen Raum an zwei Tagen Braucht oder zwei Räume an einem Tag. Um diese feinheit planen zu können bietet der Ablaufplan und Arbeitspaketabhängigkeit hilfestellung.

Wie erstelle ich eine Einsatzmittelganglinie?

Die Einsatzmittelganglinie muss für jede Ressource separat erstellt werden. Sie zeigt den anfallenden Bedarf in Abhängigkeit zum zeitlichen Projektverlauf.

Die Ganglinie wird in einer Grafik dagestellt, in der die X-Achse die Zeit bestimmt und die Y-Achse die Menge. Die anfallende Menge wird als Vertikaler Balken eingezeichnet. Ebenfalls verläuft eine horizontale Linie durch die Grafik, welche die Maximale Ressourcenverfügbarkeit zum jeweiligen Zeitpunkt anzeigt. Diese dient als Orientierung zur Machbarkeit. Denn überschreitet der Bedarf die Verfügbarkeitslinie, muss die Zeitlioche Planung angepasst werden um die Durchführbarkeit der anfallenden Tätigkeit zu sichern.

In der ersten Grafik sieht man eine Überlastung der Ressource an den Tagen 11 und 12. In der zweiten Grafik wurde dieses Problem behoben. Dies kann einerseits durch zeitliche Umplanung der Arbeitspakete geschehen oder Umverteilung der Ressourcen bei Möglichkeit.