Wie erstellt man einen Projektsteckbrief?

Inhalt

• Wann kommt der Steckbrief zum Einsatz?
• Was enthält der Projektsteckbrief?
• Was muss man besonders Beachten?
• Wieso muss man einen Steckbrief erstellen? Welchen Nutzen generiert er?

Zunächst müssen wir definieren was genau ein Projektsteckbrief ist und wozu er dient.

Der Steckbrief ist im Grunde eine Kurzzusammenfassung über das gesammte Projekt. Er enthält alle wichtigen Hintergrundinformationen und schafft einen Überblick über das Gesammtbild. Im Idealfall ersteckt er sich lediglich über eine Seite. Er steht in einem Projektbericht auf einer der ersten Seiten und liefert Auskunft über die Folgenden Inhalte.

Wann kommt der Steckbrief zum Einsatz?

Klassischerweise sollte der Steckbrief bis zum Kick-Off Meeting fertig gestellt sein. Hierbei stellt er die Antwort auf vorgreifende Fragen über Projektdetaills.

Was enthält der Projektsteckbrief?

Der Kopf des Steckbriefes definiert das Projekt, er umfasst: Projektname, -Nummer, Projektleitung, und den Auftraggeber.

Der Körper bestreht aus zwei Teilen: Dem Projektinhalt und den Rahmenbedingunen. Der erste Teil enthält:

• eine kurze Projektbesdchreibung (zusammengefasst in ein nis zwei Sätzen)
• die Hauptprojektziele (Globalziel)
• den Nutzen (für den Projekt Sponsor und das Unternehmen)
• das Projektumfeld (das Arbeitsgebiet, die Abteilung und Standorte)
• eine Aufzählung aller Projektbeteiligter (Intern und Extern)
• die Projekt-Nicht-Ziele
• und die größten Risiken.

Der Zweite sind die Zeitlichen und Aufwandsschätzungen und Vorgaben:

• Die Projektdauer und Termine (in Meilensteinen)
• der Arbeitsaufwand in Personentagen
• und das Budget in Euro.

Der Fuß des Stekbriefes besteht aus lediglich einer Zeile und rundet den Gesamtsteckbrief ab. Hier befinden sich die Unterschriften des Projektleiters und des Projektsponsors.

Was muss man besonders Beachten?

Bei der Erstellung eines Projektsteckbriefes geht es nicht nur darum alles wesentliche zusammenzufassen, sondern darum insich kohärent zu sein.

Das Bedeuted, dass alle im Steckbrief genannten Elemente auch im Folgenden indentifiziert, analysiert und beschrieben werden müssen. Genauer gesagt: Der Steckbrief darf keine nicht Projektrelvanten Elemente enthalten.

Um bestmöglichen Überblick zu behalten, wird das Dokument meißt in Tabellenform dagestellt.

Wieso muss man einen Steckbrief erstellen? Welchen Nutzen generiert er?

Der Steckbrief dient nicht nur als Überblick, sondern auch als Kommunikationsgrundlage für das Projektteam. Er dient als Hilfsmittel um alle Beteiligten stehts auf den aktuellen Stand zu bringen und ein einheiltiches Verständnis für die Projektdetails zu schaffen. Dies fördert nicht nur die Qualität, sondern auch die Zusammenheit und ein positives Arbeitsklima.

Er kann ebenso Hilfreich sein um Stakeholdern einen guten Überblick zu verschaffen ohne viel extra Aufwand. Er kann somit auch als Informationsrundlage dienen.