Erste Schritte im Projektmanagement

Inhalt

• Was macht ein Projekt aus?
• Wie stelle ich das richtige Team zusammen?
• Was muss ein Projektsteckbrief enthalten?
• Was muss eine Umfeldanalyse enthalten?
• Wie baue ich eine detaillierte Chancen- und Risikoanalyse auf?

Um in die Materie des PMs einzusteigen müssen wir uns erst einmal klar werden was Projektmanagement eigentlich ist. Im allgemeinen wird es definiertdurch:

„Projekt Management ist die Gesammtheit von Führungsaufgaben, -organisationen, -techniken und -mitteln für die Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten.“

Was macht ein Projekt aus?

Nicht jede zielgerichtete Arbeit ist ein Projekt. Die Lininenarnbeit befasst sich mit den Aufgaben des regulären Betriebs. Dies sind meißt standartisierte Prozesse und sich wiederholende Aufgaben. Das Ziel der Linienarbeit ist die optimierung bereits bekannter Aufgaben. Projektabriet hingegen befasst sich mit Innovationsprozessen.

Zunächst gilt es zu definieren ob der gegebene Auftrag für die Proektarbeit geeignet ist. Hierfür müssen folgende Faktoren erfüllt sein:

• Terminiert (Es hat einen klaren Anfang unf ein Ende)
• Begrenzte Ressourcen und/oder Budget
• Klar definiertes Ziel
• Einmaligkeit
• Meißtens mit einem gewissen Risiko benannt
• Es hat einen Auftraggeber und einen Kunden
• Es ist Projektspezifisch organisiert

Sind diese Vorgaben erfüllt kann man das Projekt starten. Der erste Schritt ist die Initialisierung. Hier wird das Team zusammen gestellt, ein Projektsteckbrief erstellt und bereits erste Analysen durchgeführt (Umfeld-, Chancen und Risikoanalyse).

Wie stelle ich das richtige Team zusammen?

In einem Projektteam werden je nach Anforderungen verschiedene Mitarbeiter benötigt. Im allgemeinen kann man diese aus dem Projektscope heraus identifizieren. Neben den jeweiligen Fachkräften ist eine Rollenzuweisung innerhaltb des Projektteams erforderlich. Diese erfolgt in der ‚Norming‘-Phase des Teamworks. Im klassischen wird das Teamwork in 5 Phasen unterteilt: Forming, Storming, Norming, Performing und Ajorning.

Was muss ein Projektsteckbrief enthalten?

Der Projektsteckbrief ist ein einseitiger kurzer Überblick über alle wesentlichen Informationen des Projektes. Ganz oben stehen Projektname und Nummer, so wie der Auftraggeber und der Name der Projektleitung. Danach beginnen die inhaltlichen Informationen. Eine kurze Beschreibung des Projektes, die wichtigsten Ziele und Nicht-Ziele, die Motivation und der Nutzen, das Projektumfeld, Besonderheiten und Risiken und die Nennung der Projektbeteiligten, dazu zählt das Projektteam und weitere Externe Beteiligte. Zahlen und termintechnisch muss die Projektdauer enthalten sein, so wie die Termine mit Nennung aller Meilensteine und eine Schätzung des Aufwandes in Personentagen und des Budgets in Euro. Am Boden des Steckbriefes wird klassischerweise die Unterschrift der Projektleitung und des Projektsponsors angehängt.

Was muss meine Umfeldanalyse enthalten?

Die Umfeldanalyse dient zur Identifizierung und Klassifizierung aller Stakeholder des Projektes.

Diese Analyse wird klassischerweise in Tabellenform dargestellt. In der Horizontalen wird zwischen ‚Sachlich‘ und ‚Sozial‘ unterschieben und in der Vertikalen zwischen ‚internen‘ und ‚Externen‘. Dadurch entstehen vier verschiedene Felder in die die jeweiligen Stakeholder.

Die Sachliche Spalte umfasst alle Sachlichen Umweltfaktoren und gesetzliche Paragrafen. Die Soziale Spalte Beinhalted Personen mit Projektbeteiligten Funktionen oder indirekten Einfluss auf den Projekterfolg.

Wie baue ich eine detaillierte Chancen- und Risikoanalyse auf?

Eine Hilfestellung hier ist es zunächst eine SWOT-Analyse durchzuführen. Diese zeigt die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken des Projektteams und der Projektleitung auf.

Danach geht es an die eigentliche Analyse. Wichtig ist es jedes Risiko nach Folgenden Katrgorien zu beschreiben:

• Ursache (Warum kann es eintreten?)
• Wirkung (Was für Schaden kann es anrichten?)
• Maßnahme (Was unternehmen wir dagegen?)
• Umgangsweise (Wann unternehmen wir etwas? Präventiv, Kurativ)
• Eintrittswahrscheinlchkeit (Wie wahrscheinlich tritt es ein?)
• Außwirkiungsgrad (Wie schlimm sind die Auswirkungen auf den Projekterfolg?)
• Tragweite und Risikowert (Wert in €)

Für die Chancenanalyse kann man ebenfalls zunächst die aus der SWOT-Analyse herausgehenden beschreiben. Hierbei wird nach folgenden Kriterien analysiert:

• Ursache (Was ist Auslöser für das Eintreten der Chance?)
• Eintrittswarscheinlichkeit (Wie wahrscheinlich ist das Eintreten der Chance?)
• Maßnahmen (Was unternehmen wir um das Eintreten zu fördern?)
• Nutzen- und Chancenwert (Wert in €)