Projektrollen, Verantwortlichkeit und Dokumentation

Welche Rollen gibt es?

Die Rollen eines Projektmitarbeitetrs können wir auf zwei verschiedene Arten analysieren. Einmal die Fachliche Rolle wie Projekt Leitung, Arbeitsparketverantwortlicher und weitere und die verhaltensorientierte Rolle nach Belbin wie der Macher oder der Teamer, welche Rollen es in den beiden Kategorien jeweils gibt haben wir bereits ausführlich in dem Artikel „Rollen in einem Projekt“ beschrieben. Nocheinmal zur Übersicht zusammengefasst:

Die Fachlichen Rollen beschreiben die zugewiesene Fuktion eines Projektmitarbeites in einem Projekt und bestimmt dessen Verantwortlichkeiten und Aufgaben. Es gibt standartmäßig folgende Rollen:

• Der Projekt Leiter
• Der Arbeitspaketverantwortliche
• Der Projektmitarbeiter
• Das Projektmanagement Office (PMO)

Es kann je nach Bedarf noch weitere Rollen in einem Projekt geben, welche diese sind und welche Aufgaben darunter jeweils anfallen muss Projektspezifisch beschlossen werden und im Projekthandbuch definiert werden.

Die Rollen nach Belbin sind in 3 Kategorien unterteilt, wobei jede Kategorie 4 Rollen umfasst, diese sind:

• Handlungsorientierte Rollen
  • Macher, Umsetzer, Perfektionist
• Kommunikationsorintierte Rollen
  • Koordinator, Teamarbeiter, Wegbereiter
• Wissensorientierte Rollen
  • Erfinder, Beobachter, Spezialist

Worauf muss ich bei der Rollenvertielung achten?

Die Rollen nach Belbin können nicht von außen bestimmt werden, es sind Verhaltensweisen und Züge, welche ein Projektmitarbeiter automatisch in einem Teambezogenen Umfeld annimmt.

Diese Rollenzugehörigkeiten oder Tendenzen können allerdings hilfreich für den Projektleiter oder den Auftraggeber sein um die Fachlch bezogenen Rollen zuzuweisen. Neben diesen Kriterien spielen natürlich auch die fachlichen Kenntnisse und die Arbeitserfahrung des einzelnen eine große Rolle. Kennt man die Arbeitsweisen von seinen Teammitgliedern vereinfacht dies die Zusammenarbeit und Teamstrukturierung.

Wie bestimme ich Verantwortliche?

In einem Projekt müssen mehrere Arten von Verantwortlichen bestimmt werden.

Zuerst gilt es Projektverantwortung zu bestimmen. Diese liebt bei der Projekt Leitung und wird in der Regel von dem Auftraggeber bestimmt.

Ebenfalls müssen Arbeitsapaketverantwortliche bestimmt werden. Diese Aufgabe liegt bei der Projekt Leitgung. Zu Beachten ist, dass jedes Arbeitspaket lediglich einen Verantwortlichen haben kann, ein Mitarbeiter jedoch für mehrere Pakete zustämdig sein kann. Hierbei muss auch auf die Auslastung der einzelnen Mitarbeiter geachtet werden um bestmögliche Produktivität zu erlangen.

Die dritte Kategorie der Verantwortlichkeit liegt bei der Zuteilung von Verantwortlichen für die Stakeholder in einem Projekt. Jedem Stakeholder mus ein Verantwortlicher zugeteilt werden, dieser wird während der Stakeholder Analyse definiert und Dokumentiert.

Was ist bei der Dokumentation zu beachten?

Während der Arbeit an einem Projekt entstehen viele verschiedene Dokumente. Diese müssen kategorisiert werden und systematisch abgelegt.

Damit dies übersichtlich bleibt benötigen wir das Dokumentationsmanagement. Dies legt fest:

• mit welche Templates wir arbeiten (der Inhaltliche Aufbau eines Dokumentes) die Strukturen der benutzten Templates werden im Projekthandbuch definiert und benannt,
• auf welche Art und Weise Dokumente benannt werden (Titel und Nummer)
• wo diese Abgelegt werden (Cloud, Interner Ordner, …)
• und in welcher Formwie Dokumente gespeichert werden (Word, pdf, jpg, …)

Hierbei gilt auch zu definieren welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Dokumente hat um diese entweder lediglich einsehen zu können oder zu bearbeiten.

Die gewählte Dokumentationsform, art und Verantwortlichkeit wird in einer sogrnannten Dokumentationsmatrix ausfühlich dargestellt.

Wie sieht eine Dokumentenmatrix aus?

Die Dokumentenmartix ist eine Tabelle welche die Inhalte des Dokumentationsmanagements übersichtlich Darstellt.

Die erste Spalte Benennt das Dokument, die weiteren definieren dessen Ausführungs und Ablagrt. Die Komplette Matrix sollte am ende etwa so aussehen:

Dokument	Template	Name	Ablageort	Format	Einsicht
BSP:
Statusberichte	Template Form 2	Statusbericht.Ersteller.Datum	Ordner ProjektM, Unterordner Statusberichte	word	Projektteam, Auftaggeber

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